员工日常事务办理流程20231120

1、学院各部门电话：

嘉定校区
部门	电话	办公室	联系人
员工工作副书记	021-69583784	济事楼451L室	陈老师
学工办（本）	021-69589331	济事楼 446室	葛老师、陈老师
学工办（研）	021-69583743	济事楼 446室	焦老师
国际交流办		济事楼 507室	杜老师
院团委	021-69589331	济事楼 446室	钟老师
教务办（本）	021-69589353	济事楼 448R室	王老师
教务办（研）	021-69585627	济事楼 448R室	杨老师
院办/院财务	021-69589332	济事楼456室	闫老师/张老师/钱老师
院质量管理办/科研秘书	021-69589585	济事楼456室	林老师
实习办	021-69589984	济事楼446室	严老师
实验中心	021-69589847	济事楼444室	陈老师/杨老师
党组织办公室	021-69583784	济事楼 451R室	周老师
四平校区
衷和楼2002办公室	021-65985798	衷和楼2002

注：以上联系电话只在周一至周五上午8：30—11：00，下午13：30—16：30

 

2、补办身份证：

１） 线上：支付宝→“一网通办”上办理。涉及学籍证明→“学信网”下载，整个办理无须到学院。

２） 线下：上海市杨浦区四平路派出所（苏家屯路9号）

友情提示：

①　四平路派出所（杨浦区苏家屯路9号，联系电话：021-22171000）

工作时间：正常工作日，上午9:00至11:00，下午13:30至16:00（夏季７月至９月为14:00至16:00）

②　黄渡派出所（嘉定区嘉松北路7285号，联系电话：021-59596199） 工作时间：同上

③　保卫处户政科（四平路校区保卫处，联系电话：021-65982850）

工作时间：正常工作日，上午8:30至11:00，下午13:30至16:00，寒暑假以保卫处网站公告为准。

3、护照及签证：

需办理护照、港澳台通行证的员工，具体办理程序详情请咨询上海市出入境管理局，网址：https://gaj.sh.gov.cn/

4、户籍证明：

到支付宝→“一网通办”办理。如涉及到学籍证明，去教育部学信网上下载自己的学籍证明。

5、调换宿舍：

  嘉定校区：每年10月左右员工社区管理服务中心受理员工宿舍空床位的调换申请（不含当年新生和应届毕业生）。本科生因学籍变更凭本科生院学籍证明可及时申请调换宿舍。

  嘉定校区公寓部（2号楼一楼），电话：021-69589719

  四平校区公寓部（西南三楼西侧一楼），电话021-65983080

6、员工证补办（本科生）：

受理地点：四平路校区：瑞安楼610室；嘉定校区：F楼综合事务大厅，受理时间：周一、周四

准备材料：补办员工证申请表(教务系统下载)、1张一吋证件照

补办流程：教务系统下载补办员工证申请表 → 公司教务办公室盖章 → 四平校区瑞安楼/嘉定校区F楼事务中心办理 → 次月到办理地点领取

备注：如需补办火车票员工优惠卡，请填写乘车区间

提示：员工领到员工证后，到学院教务科补注册章，员工证上假期火车票减价优待凭证加盖学院公章

补办咨询：学院教务 021-69589353 ，本科生院学务中心 咨询电话：021-65982634

注：员工证只可以补办一次。

7、员工证补办（研究生）：

带着一卡通去复楼一楼大厅自助机上自行申请并办理。如操作有问题，请至复楼一楼员工事务中心研究生院窗口咨询。咨询电话：021-69589212。

8、校园一卡通补办：

嘉定校区：带员工证或者身份证及20元工本费到F楼服务大厅办理 咨询电话：021-69584635

四平校区：带员工证或者身份证及20元工本费到信息中心一楼大厅 咨询电话：021-65987309

电话挂失：021-65976561 / 65976562

网上挂失：http://yikatong.tongji.edu.cn 密码为校园卡查询密码

自助挂失：通过专用触摸屏查询机（校园卡转账机器）上挂失

柜面挂失：由本人持有效证件到校园卡管理中心或各校区校园卡受理点办理柜面挂失

解挂：如补卡前找到已挂失的卡，需由持卡本人持有效身份证件到校园卡管理中心或各校区受理点办理解挂手续。（采用自助方式不能办理解挂手续）。

9、请假：

两天之内（含两天）的请假，向班主任申请，在辅导员报备。请假单到学院网页上下载，找班主任签字，然后交给任课老师，病假应附威廉希尔WilliamHill足球校医院证明。请假三天及以上（含三天）由学院主管教学的经理审批。员工只有在请假后方可离校，并须在请假结束后进行销假。

10、休学：

因病：带医院病历证明→校医院→防保科（四平路）领取休学申请表

因事：咨询教务办公室，电话：021-69589353 / 69585627

11、医疗费报销：

访问：http://yiliao.tongji.edu.cn ->登录进入“校外就医报销管理”→填报发票，并提交→携带相关材料于规定时间，办理报销审核手续（四平路校区至校医院急诊大厅114窗口，嘉定校区至F楼1楼老员工事务中心）→审核通过，打印审核单→四平路校区：至校医院急诊大厅114窗口财务处领取报销款，嘉定校区：报销款由财务处统一打入员工农行卡。

报销时须带的证件：请本人携带员工证、身份证、校园一卡通、门诊（急诊）病历、转诊凭证、医疗费原始发票、明细清单、医保定点医院等级证明等相关材料。非住校员工报销急诊费用还需提供非住校的证明（由宿管科出具）。在外见习、实习的员工报销需提供外出证明。以上资料均需原件。

报销时间：

四平校区为每月第一周和第二周的星期三（寒暑假除外），上午8:30-11:00，下午13:30-16:00。

嘉定校区为每个月第一周和第二周的星期二，上午8：30-11：00，下午12：30-15：00。

报销期限：当年发生的医疗费用应于当年内报销，特殊情况下应于次年三月份之前完成报销。

咨询电话：021-65988837

12、本科生选课：

（1）常规选课：每学期第16-17周进行新学期前三轮选课，新学期第1周为第四轮改选课。

欠缴学费的员工（已办理缓交手续的除外）不能参加第一、二轮选课。

（2）重修选课及缴费：每学期第2-4周

（3）期中退课：每学期第8周工作日员工自行在教学管理信息系统申请。每名员工每学期申请退课不得超过2门。以下课程不得申请期中退课：第10周之前已经结束的课程；实践课程、体育课、外语强化班课程；重修课程；开课学院不允许退的课程（选修课均允许退课）；安排或调整到期中退课结束后开课的课程不另外安排退课。

（4）相关咨询：

公司教务办公室：021-69589353王老师

本科生院选课中心：021-65983963张老师

13、研究生选课：

公司相关负责老师：021-69585627杨老师（全日制），021-69589984钱老师（非全日制），021-69589331葛老师（职工）。

每学期第6周前凭填写完成的《威廉希尔WilliamHill足球研究生期中退课申请表》可以神器办理期中退课。申请表请登录威廉希尔WilliamHill足球研究生院网站（gs.tongji.edu.cn），在教学培养——培养过程栏目中下载。

14、缴纳学费：

集团财务处平台上缴费，点击网址：tjcwc.tongji.edu.cn——网上缴费平台，

集团财务处学费咨询电话：021-65981532。

15、出国办理流程：

个人提出申请→年级辅导员→学工办（行前谈话）→网上申请（http://all.tongji.edu.cn/员工出国/境)→导师审批→学院部门（学院本科生和研究生教务审批）→学院领导审批：本科生（教学副经理审批）+研究生（分管研究生经理审批）→学院分管员工副书记审批→学校审批。

咨询电话：021-69589331，葛老师

16、员工档案：

查询和咨询电话：021-69583783，周老师，邮箱：guo_qi_bu_hou@163.com

每月中旬的周三出档一次，有档案地址，请按照以下格式，编辑好后，发送到上面邮箱即可。

收件单位名称	收件人姓名/收件部门	收件单位电话号码	收件单位详细地址	收件单位邮政编码	员工姓名	员工学号	员工手机号	投递原因
上海市浦东新区就业促进中心	曹XX/档案室	021-50873300	上海市浦东南路3800号	201804	陈XX	1952000	18900000000	23届毕业
以上为举例

17、员工办理医疗保险理赔须知

详细见威廉希尔WilliamHill足球员工处网址：威廉希尔WilliamHill足球员工办理补充商业保险理赔须知-威廉希尔WilliamHill足球员工工作部(处) (tongji.edu.cn)

员工保险理赔申请时限

(一) 保险期限：每学年9月1日至下学年8月31日（投保年制：在入学首年投保的年制）。最后一年投保整个学年的，保险期限延长至当年的12月31日，最后一年投保0.5个学年的，至当年的6月30日。没有参加老员工居保报销的案例，不予理赔。

(二) 员工在保险期限内，发生的保险理赔的案例，从出险时间算起，60天内申请都有效。

(三) 集团受理保险理赔地点、时间、联系电话

专员受理服务

四平校区：老员工活动中心100室4号柜台 员工事务中心

受理时间：每周四，上午9：30~11：30，下午13：00~15：30

联系电话：谢老师，13764421066

嘉定校区：F楼 员工事务中心B03窗口（代受理）

受理时间：工作日时间

（四）补充商保理赔方式：

登录威廉希尔WilliamHill足球一网通办（网址：all.tongji.edu.cn），办事大厅搜索“保险理赔” 业务，点击“办事指南” ，查阅理赔须知和申请流程，按要求进行办理

老员工居民医疗保险咨询：校医院 65983824；市医保中心 12393（医保政策与经办服务）；威廉希尔WilliamHill足球师生健康保障系统（http://yiliao.tongji.edu.cn）

老员工补充医疗保险、员工综合意外险服务专线：中国人寿：021-53862781/13764865276 谢老师